Monitoring dan Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan Desa/Kelurahan terbentur Covid-19

Monitoring dan Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan pada Desa/Kelurahan se-Kabupaten Jembrana Tahun 2020, dilaksanakan dalam 3 (tiga) tahap, yakni: tahap I dilaksanakan mulai tanggal 3 s.d. 13 Februari untuk Desa/Kelurahan se-Kecamatan Pekutatan dan Melaya, dilanjutkan pada tahap II yakni mulai tanggal 4 s.d. 18 Maret 2020 untuk Desa/Kelurahan se-Kecamatan Mendoyo dan Jembrana, dan tahap III menyasar Kecamatan Negara (jadwal menyusul). Tahap I menyasar 18 Desa/Kelurahan, tahap II menyasar 21 Desa/Kelurahan, dan tahap III menyasar 12 Desa/Kelurahan. Sampai dengan akhir bulan Maret 2020, Tahap I telah selesai dilaksanakan, tahap II baru terlaksana 16 Desa/Kelurahan dari target 21 Desa/Kelurahan, dan tahap III belum terlaksana. Kami terkendala wabah COVID-19 (Corona Virus Disease 2019), berdasarkan edaran Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Jembrana, Nomor 800/0636/BKPSDM/2020, tanggal 20 Maret 2020, perihal Tindak Lanjut Surat Edaran Pencegahan Covid-19 dan Surat Edaran Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kabupaten Jembrana Nomor 800/0652/BKPSDM/2020, tanggal 30 Maret 2020, Perihal: Perubahan I Tindak Lanjut Surat Edaran Pencegahan Penyebaran Covid-19, bahwa kegiatan monitoring dan evaluasi sistem informasi kearsipan tidak dapat dilaksanakan mulai tanggal 23 Maret s.d. 21 April 2020. 

Berdasarkan 34 Desa/Kelurahan yang telah kami kunjungi, ada 4 (empat) rekomendasi yang kami keluarkan, yakni: 1) Desa/Kelurahan wajib membentuk Unit Pengolah dan Unit Kearsipan; 2) Setiap Desa/Kelurahan wajib menyediakan Ruang Record Center sebagai   tempat untuk arsip inaktif; 3) Menyeragamkan pengadministrasian dan tata kelola kearsipan, yang meliputi pengurusan surat,  penataan dan penggunaan arsip, dan penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip); dan 4) menyiapkan sarana prasarana kearsipan yang sesuai standar, yang meliputi: rak arsip, almari arsip, map teka, boks arsip, dan sarana pendukung kearsipan lainnya. Rekomendasi tersebut tercantum dalam Surat Edaran Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana Nomor: 045/210/DPK/2020, tanggal 31 Maret 2020, Perihal: Rekomendasi Hasil Monitoring dan Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan. Disamping itu, untuk menyeragamkan tata kelola kearsipan dimaksud,  telah disediakan “Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa/Kelurahan”. Pedoman dapat didownload di alamat: https://dispusip.jembranakab.go.id/page/pedoman.

Hal-hal tersebut diatas tertuang dalam Surat edaran Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana Nomor 045/210/DPK/2020, tanggal 31 Maret 2020, Perihal: Rekomendasi Hasil Monitoring dan Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan. Surat edaran tersebut diedarkan melalui Sekretaris Camat se-Kabupaten Jembrana via Whatsapp, untuk selanjutnya disebarkan lagi ke Desa/Kelurahan.

Semoga dengan Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintahan Desa/Kelurahan dapat membantu Pemerintahan Desa/Kelurahan dalam melaksanakan tata kelola kearsipan yang sesuai dengan aturan yang berlaku. (dp)