Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan bagi Perangkat Daerah se-Kabupaten Jembrana

Guna terwujudnya pengelolaan arsip yang Profesional, Efektif dan Akurat, pada hari Kamis sampai dengan Jumat (26-27 September 2019) dilaksanakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan bagi Perangkat Daerah se-Kabupaten Jembrana bertempat di Ruang Rapat Gedung Kesenian Bung Karno Lantai II. Bimtek diikuti 30 orang Kasubag umum dan kepegawaian dari masing-masing Perangkat Daerah. Narasumber Bimtek dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Jembrana.

Kepala Bidang Kearsipan, melaporkan bahwa masalah Kearsipan dikelola Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Tugas utamanya adalah bagaimana penyelenggaraan kearsipan dapat berjalan baik sesuai kaidah Undang-Undang nomor 43 tahun 2009. Karena itu perlu dilakukan penambahan referensi, wawasan dan pengalaman terhadap pengelolaan Kearsipan salah satunya dengan mengadakan Bimtek Kearsipan. Tujuan Bimtek ini agar terwujud pengelolaan arsip guna mengoptimalkan pelaksanaan tugas-tugas, meningkatkan kompetensi para penyelenggara tugas-tugas kearsipan untuk mendukung pimpinan dalam pengambilan keputusan dan bagaimana kita menfungsikan dengan baik Unit Kearsipan yang telah kita bentuk.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana, mengharapkan dukungan seluruh Perangkat Daerah dalam melaksanakan pengelolaan kearsipan agar sesuai dengan peraturan-peraturan yang berlaku. Tanpa arsip roda pemerintahan tidak akan jalan. Tidak ada kegiatan Pemerintahan yang tidak menghasilkan arsip. Hilangnya beberapa arsip milik negara, polemik aset negara karena tidak didukung kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat di sebuah organisasi, penumpukan arsip di sembarang tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan yang sangat kompleks di republik ini.

Cukup banyak permasalahan-permasalahan terkait dengan belum tertibnya budaya pengarsipan. Banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang meliputi tata naskah Dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip. Tentunya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tidak sendiri melaksanakan tugas ini tapi bersinergi dengan seluruh Perangkat Daerah. Persoalan pengelolaan kearsipan tidak saja berpijak kepada dana tapi lebih kepada kemauan untuk menata arsip terutama arsip negara. Persoalan besar adalah kita tidak tahu arsip itu untuk apa dan apa manfaatnya. Ditambah penataan Kearsipan pun punya banyak tantangan. Kita pun belum tahu bagaimana caranya. Sepanjang kita tidak memahami fungsi dan manfaatnya, maka tidak akan ada penataan Kearsipan yang benar. Buatlah penataan Kearsipan yang menarik sehingga banyak yang tertarik menatanya.