Mewujudkan Tertib Administrasi Kearsipan melalui Pembinaan dan Monitoring Kearsipan di Desa/Kelurahan se-Kabupaten Jembrana

Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi Perangkat Daerah. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik, dan terpercaya, pada setiap Pemerintahan Daerah akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik, serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lain.

Kenyataan di lapangan, arsip di unit kearsipan umumnya masih belum dikelola secara optimal. Padahal unit arsip adalah awal dimana terciptanya arsip dan tempat dimana pengelolaan arsip dinamis dilakukan. Ada beberapa faktor penyebab mengapa penyelenggaraan kearsipan tidak berjalan sesuai dengan keinginan, diantaranya yaitu keterbatasan sumber daya manusia (arsiparis), kurangnya kepedulian terhadap pentingnya arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, lemahnya alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip, selain itu pemimpin organisasi dan penyelenggara pemerintahan belum menempatkan bidang kearsipan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

Permasalahan pembinaan kearsipan secara prinsip adalah hal yang menyangkut kebijakan pembinaan kearsipan di daerah. Sebenarnya masalah yang muncul bukan hanya sekedar masalah bagi arsiparis atau petugas yang menangani arsip, tetapi menjadi permasalahan instansi secara menyeluruh.

Tujuan pembinaan dan monitoring kearsipan adalah: (1) meningkatnya pemahaman dan kesadaran bagi Desa/Kelurahan tentang arti pentingnya arsip; (2) meningkatnya kemampuan melakukan pengelolaan arsip bagi Desa/Kelurahan; (3) tersedianya kebijakan yang mendukung pengelolaan arsip; dan(4) tersedianya sumber daya pendukung yang memenuhi standar dan kualitas dalam mendukung pengelolaan arsip di setiap pencipta arsip.

Secara umum, hasil pembinaan dan monitoring kearsipan di Desa/Kelurahan masih sangat kurang.  Arsip di unit kearsipan umumnya masih belum dikelola secara optimal. Padahal unit arsip adalah awal dimana terciptanya arsip dan tempat dimana pengelolaan arsip dinamis dilakukan. Ada beberapa faktor penyebab mengapa penyelenggaraan kearsipan tidak berjalan sesuai dengan keinginan, diantaranya yaitu keterbatasan sumber daya manusia (arsiparis), kurangnya kepedulian terhadap pentingnya arsip, sarana dan prasarana yang kurang memadai, lemahnya alokasi anggaran untuk pengelolaan arsip, selain itu pemimpin organisasi dan penyelenggara pemerintahan belum menempatkan bidang kearsipan seimbang dengan nilai pentinganya arsip yang sebenarnya.

Dengan keadaan sebagaimana diuraikan diatas, maka pembinaan penyelenggaraan kearsipan perlu dipacu dan ditingkat sehingga kearsipan di unit arsip dapat diterapkan secara efektif dan efisien serta memberikan hasil nyata dan bermanfaat. (dp)

#jembrana #demijembrana #kearsipan #pembinaan #monitoring