Kegiatan Pemusnahan Arsip Tahun 2020

Arsip yang tercipta pada perangkat setiap tahunnya terus bertambah dan menumpuk. Arsip tercipta, kemudian dipergunakan, dipeliara, selanjutnya dilakukan penyusutan. Arsip yang disusutkan tergantung dari retensi masing-masing arsip. Ada arsip yang akhirnya diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah dan adapula yang bisa dimusnahkan. Kegiatan penyusutan arsip diatur dalam Peraturan Bupati Jembrana Nomor 60 Tahun 2020 tentang Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah. 

Tidak semua arsip harus berada di ruang kerja. Setelah arsip dinyatakan diinaktif (sesuai Jadwal Retensi Arsip), selanjutnya arsip tersebut dipindahkan ke Record Center (Pusat Arsip) dilengkapi dengan Berita Acara dan daftar arsip yang dipindahkan. Selanjutnya dilaksanakan penyeleksian arsip inaktif dengan menilai arsip tersebut berketerangan musnah atau permanen. Jika arsip tersebut dimusnahkan, dilanjutkan ke tahap pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian arsip, permintaan persetujuan pemusnahan arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan dan pelaksanaan pemusnahan arsip.

Sampai dengan akhir tahun 2020, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jembrana telah melaksanakan pemusnahan arsip sebanyak 1654 arsip. Pemusnahan arsip dilaksanakan sebanyak dua kali, yakni pada tanggal 7 Juli 2020 (Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor 045.34/359/DPK/2020)  dan pada tanggal 7 Desember 2020 (Berita Acara Pemusnahan Arsip Nomor 045.34/693/DPK/2020). Kegiatan pemusnahan dihadiri oleh Bagian Hukum dan HAM Setda Kabupaten Jembrana, dan Inspektorat.